КУПИТЬ BOX

Стать пользователем Verdox Box

Оформить заявление на покупку системы

КУПИТЬ BOX

Работа с договорами

1. Регистрация договоров в электронном архиве

Для регистрации нового договора в системе Verdox достаточно заполнить простую форму с указанием названия договора, контрагента, суммы и прочих атрибутов.
В результате вы получите новый договор на стадии “Проект”.

2. Электронное согласование договора

Для каждого типа договора определяется список обязательных согласующих.
Кроме стандартных вариантов “Согласовать” и “Отклонить” можно делегировать своё право согласования другому сотруднику или организовать дополнительное согласование с коллегами.
Система Verdox также обеспечивает инициатора инструментом мониторинга хода согласования в реальном времени.После успешного согласования и подписания договора к карточке договора прикладывается скан-копия с подписями и печатями.

3. Контроль устранения замечаний

Если в процессе согласования по договору были составлены замечания, договор вернется ответственному на доработку.
После обновления договора будет необходимо вновь согласовать его с авторами замечаний.

4. Формирование листа согласования

После завершения согласования будет сформирован лист согласования на фирменном бланке организации.
Этот лист можно распечатать и приложить к бумажному договору в качестве подтверждения его успешного согласования и исправления всех замечаний.

5. Работа с протоколами разногласий

В случае необходимости можно провести согласование договора с протоколом разногласий, как полученным, так и выписанным.

6. Работа с рамочными договорами

Система Verdox корректно работает с рамочными договорами, стоимость которых определяется приложениями. Вы можете внести рамочный договор, а после этого и добавлять и согласовывать приложения к нему.

7. Согласование приложений к договору

К любому договору, как к рамочному, так и к обычному может быть выписано дополнительное соглашение. Допсоглашение подлежит согласованию так же, как и основной договор. После этого допсоглашение будет объёдинено с основным договором.

8. Мониторинг задержек согласования

Система Verdox следит за тем, чтобы каждый договор был согласован в срок. Для этого согласующие лица получают уведомления и напоминания. Кроме того, отчет “Задержки согласования” показывает, кто из сотрудников вышел за пределы установленных сроков и по каким договорам.

9. Просмотр истории договора

История договора содержит подробные результаты всех согласований. Благодаря этому всегда можно установить, кем и по чьей инициативе в договор были внесены те или иные изменения.

10. Версионный контроль

Каждое действие с договором тщательно протоколируется системой. В любой момент можно отследить весь путь договора с момента его создания, а также просмотреть прошлые версии документов.
Работа с входящими документами

1. Регистрация входящей корреспонденции

Полученные документы вносятся в Систему сразу же после их получения. Для этого секретарь, делопроизводитель или другой ответственный сотрудник заполняет форму регистрации, указывая от кого поступили документы, как были доставлены (письмо, заказное письмо, курьером и пр.), тип документов и пр. Входящие номера присваиваются автоматически.При этом рекомендуется приложить скан-копии содержимого, чтобы вся последующая работа производилась через Систему.

2. Поддержка различных типов входящих документов

Для удобства работы система Verdox поддерживает наиболее распространённые типы входящих документов (информационные письма, рекламные материалы, договоры, акты и пр.).

3. Получение корреспонденции из электронной почты

Поскольку значительная часть деловой переписки ведется по электронной почте, система Verdox позволяет получать почту с электронного ящика и регистрировать её, как официальную входящую корреспонденцию с присвоением номера.

4. Поддержка нескольких электронных ящиков

Система Verdox позволяет использовать несколько ящиков электронной почты для получения входящей корреспонденции. Это удобно, когда официальная переписка ведется от лица нескольких сотрудников (например, заместителей директора). При этом возможно направлять письма на резолюцию тому руководителю, которому принадлежит почтовый адрес.

5. Уведомление отправителя

После регистрации документа, его отправитель автоматически получит уведомление по электронной почте о том, что его письмо было зарегистрировано.

6. Вынесение резолюции

При необходимости вынесения решения по документу, он может быть направлен на резолюцию ответственному сотруднику.

7. Контроль исполнения резолюции

Если резолюция подразумевает выполнение работы (например, “В работу” или “Подготовить ответ”), то при вынесении резолюции создается соответствующее поручение, выполнение которого потом легко отследить.
Работа с исходящими документами

1. Создание и регистрация исходящего документа

Создать новый исходящий документ может любой сотрудник, которому это необходимо. Например в случае поручения подготовить ответ на полученное письмо. Для этого он указывает тип исходящего, получателя и прочую информацию, а также прикладывает файл с текстом документа.

2. Увязка писем

Если исходящее является ответом на полученное входящее письмо, то эти документы будут связаны, таким образом Вы сможете проследить переписку, даже если часть её велась по электронной почте.

3. Согласование текста исходящего документа

Текст исходящего может быть оперативно согласован с руководством и лицом подписывающим документ через механизм электронного согласования. При этом система Verdox будет отслеживать замечания и изменения в документе.

4. Подпись исходящего

После успешного согласования автор документа, либо делопроизводитель распечатывает оригинал и передает его на подпись, после чего документ сканируется и переводится на стадию “Подписан”.

5. Отправка электронной почты

При отправке документов по электронной почте есть возможность выполнять отправку непосредственно из системы Verdox без необходимости использования внешних почтовых программ.

6. Контроль отправки

Подписанные документы переходят на стадию “На отправке”. После успешного отправления сотрудник указывает детали отправления. Также имеется возможность указать номер отслеживания и приложить квитанцию об отправке.

7. Контроль доставки

После подтверждения доставки документа делопроизводитель проставляет соответствующую отметку и документ переходит на стадию “Доставлен”.

Работа с внутренними документами

1. Создание внутренних документов

Каждый сотрудник имеет право создать внутренний документ и подать его своему руководителю. Сразу после создания документ будет отправлен на резолюцию.

2. Резолюция по внутренним документам

Руководители выносят резолюции по внутренним документам аналогично входящим.

3. Контроль исполнения внутреннего документа

Если резолюция подразумевает исполнение документа, то по нему будут соданы поручения, которые позволят выполнять мониторинг и контроль исполнения заявки, запроса или служебной записки.
Контроль исполнения поручений

1. Создание поручений по документам

Поручения могут созданы из входящих или внутренних документов при вынесении резолюции типа «В работу» или «Подготовить ответ». Кроме того поручения могут быть созданы на основе распорядительных документов.

2. Создание персональных поручений

Руководителям, для которых заведены списки персональных поручений, предоставляется возможность создавать и назначать поручения своим подчиненным. Эти поручения не будут связаны с каким-либо документом.

3. Объединение поручений в планы работ

Система позволяет создавать планы работ и прикреплять к ним любое количество поручений. Таким образом, можно планировать и контролировать работу по большой задаче или проекту.

4. Делегирование поручений

Исполнитель поручения имеет возможность передать его другому сотруднику (обычно своему подчинённому).

5. Создание подзадач

Поручения можно разбивать на любое количество подзадач. Для организации полноценной совместной работы подзадачи могут быть назначены разным сотрудникам.

6. Приложение файлов

Файлы, содержащие исходные данные и результаты работ можно прикладывать к поручениям. В этом случае они будут храниться в Системе и всегда будут доступны для работы.

7. Автоматический контроль сроков

Система Verdox следит за тем, чтобы поручения выполнялись в установленный срок. Для этого используются уведомления, напоминания и отчеты.

8. Приёмка результатов

Если при создании поручения постановщик указал пункт «Требуется подтверждение выполнения», то он получит возможность осуществить приёмку результата или вернуть поручение на доработку.

9. Уведомления и напоминания

Система Verdox постоянно держит всех участников процесса работы над поручениями в курсе последних событий и рассылает уведомления и напоминания по электронной почте.

10. Отчеты об исполнительской дисциплине

Набор отчетов позволяет выполнять мониторинг задержек, контролировать выполнение плана работ или отдельной задачи, а также оценивать исполнительскую дисциплину сотрудников по количеству поручений выполненных в срок и с нарушением срока.

11. История работы с поручением

По каждому поручению доступна история работ – хронологический список всех операций с поручением от его создания до выполнения.
Протоколы совещаний

1. Создание и регистрация протокола

Протокол создает инициатор совещания, который в последствии будет контролировать исполнение протокола. По желанию к протоколу можно приложить повестку дня и другие документы.

2. Создание поручений по протоколу

После регистрации протокола, его инициатор может создавать к нему неограниченное количество поручений, назначать их исполнителям и устанавливать сроки выполнения.

3. Контроль исполнения протокола

Для контроля исполнения поручений по протоколу используется весь функционал контроля исполнения поручений. Кроме того статус и история каждого поручения доступна из карточки протокола.

4. Уведомление ответственных

В дополнение к стандартным функциям уведомлений о поручениях организатор протокола может рассылать сообщения участникам совещания и другим заинтересованным лицам.
Работа с ЛНД

1. Создание ЛНД

Ответственный сотрудник создает проект проект ЛНД и прикладывает необходимые документы.

2. Создание новой версии ЛНД

Для замещения старой версии ЛНД новой есть специальная функция.

3. Шаблоны ЛНД

Для обеспечения более быстрой разработки документов каждому типу ЛНД может быть назначен шаблон.

4. Увязка с бизнес-процессами

Для более быстрого поиска и улучшения структуры архива каждый ЛНД связывается с бизнес-процессом.

5. Утверждение ЛНД

Сотрудник с необходимыми полномочиями может утвердить ЛНД лично. Либо ЛНД можно утвердить, выпустив соответствующий приказ. В этом случае приказ сперва будет необходимо согласовать.
Распорядительные документы

1. Внесение проекта документа

Для создания нового документа достаточно заполнить несложную форму, указав основные атрибуты будущего приказа или распоряжения. При этом рекомендуется приложить проект текста документа.

2. Согласование документа

При согласовании инициатор выбирает согласующих лиц, которые получают приглашения по электронной почте. В случае наличия замечаний документ отправляется на доработку.

В случае с РД согласование не является обязательным этапом. Пользователь с необходимыми полномочиями может сразу утвердить документ.

3. Утверждение документа

После согласования документ утверждается с присвоением ему регистрационного номера. Одновременно с этим к карточке документа прикладывается скан-копия с подписью ответственного руководителя. С этого момент документ введен в действие.

4. Ознакомление сотрудников

Утвержденный документ отправляется на ознакомление сотрудникам. Также в список можно включить и внешних пользователей.

5. Контроль исполнения

Контроль исполнения приказа или распоряжениях осуществляется через создание поручений по документу.

6. Отмена предыдущей версии документа

Вывод действующего распорядительного документа из действия.

7. Замещение предыдущей версии документа

Замена действующего распорядительного документа на новую версию

8. Дополнение предыдущей версии документа

Дополнение/расширение действующего распорядительного документа.
КУПИТЬ CLOUD

Стать пользователем Verdox Cloud

Оформить заявление на покупку системы

КУПИТЬ CLOUD