ДЕМО

Попробуй Verdox в действии прямо сейчас!

14-дневный доступ ко всем функциям Verdox бесплатно.

ДЕМО

Электронный архив

Согласно нормативно-правовым актам любое предприятие обязано хранить различные документы в течение определенного периода – договора, счет-фактуры, товарные накладные и другие документы. Зачастую обязанности по формированию архивов и хранению документов переданы в профильные отделы. Существенным недостатком такого распределения обязанностей является сложность поиска документов в случае необходимости. Бывает и так, что при поиске документа определенной давности оказывается, что оригинал утерян, а ответственный сотрудник в настоящий момент уже не работает. Ситуация складывается практически безвыходная.

Во избежание подобных ситуаций Verdox предусмотрено создание электронного архива.

 

Преимущества в использовании электронного архива в Verdox

  • Быстро найти любой документ даже при отсутствии точных данных, таких как номер, дата.
  • Получить электронную копию документа, не обращаясь к оригиналу.
  • Найти все связанные между собой документы, такие как протоколы разногласий, приложения к договору и акты.
  • Получить полную информацию о ходе согласования, переписке по документу и работам, связанным с ним.
Даже спустя длительное время, к любому договору можно составить дополнительное соглашение, и добавить необходимые документы.

В электронном архиве могут работать одновременно несколько сотрудников: больше нет необходимости в перетряхивании «нужного» тома архивной документации и утомительного поиска нужного документа.

Несомненными преимуществами использования электронного архива являются следующие факторы: хранение документов в электронном виде позволяет увеличивать срок хранения, не расширяя площадь архива. Документы в электронном виде всегда остаются в неизменном состоянии, с качественными печатями и четким текстом.

 

1. В Verdox каждый электронный документ имеет карточку, в ней содержится вся ключевая информация.

Dogovor-Proekt-Left-Frame
2. К электронным документам прикрепляются папки и файлы любых форматов.

forma-dobavleniya-failov
3. В Verdox возможен просмотр скан-копий договоров.

Скан-копия
4. Каждый документ в Verdox имеет свой тип.

Doc-Type
5. В Verdox документы перемещаются по стадиям в процессе работы с ними.

Dogovor-Stations
6. Verdox знает о связях документов.

Связанные документы
7. В Verdox возможен поиск документа по любому из его атрибутов.

Doc-Atribute-Search
8. Verdox обеспечивает версионный контроль и отслеживание изменений документов.

Doc-Version-Control
КУПИТЬ

Узнайте условия покупки

КУПИТЬ