ДЕМО

Попробуй Verdox в действии прямо сейчас!

14-дневный доступ ко всем функциям Verdox бесплатно.

ДЕМО

Контроль документов

Совещания – неотъемлемая составляющая любого производственного процесса. Даже неформальные встречи и беседы с подчинёнными или коллегами тоже, по сути, являются совещаниями, если при этом принимаются какие-то решения. Тем более совещаниями являются официальные встречи с партнёрами и клиентами.

Для чего необходим контроль документов?

Традиционное ведение и составление документов – довольно утомительное занятие. Сложность составления документов не только в правильном описании всех условий документа, но и в  согласовании этих условий со всеми участниками, что может существенно увеличивать сроки решения по каждому договору. В результате руководство выбирает шаблон документа который не всегда может предусмотреть тонкие условия договора. Или же используются устные договорённости, требующие минимальной формализации или не требующие её вовсе. В подобной ситуации, устные договоренности, достигнутые в ходе переговоров, со временем могут искажаться, а поручения – выполняться не в полном объеме и так далее.
Использование автоматизированной системы документооборота позволяет решить данные проблемы. С одной стороны, согласование любого документа в системе Verdox позволяет избежать «беготни» секретаря за ответственными лицами и одновременно согласовать документ у всех участников. С другой, формализировать договоренности, достигнутые в ходе переговоров, распределить задачи между исполнителями, отрегулировать сроки. При этом сроки исполнения поставленных задач могут быть сокращены, а информация, полученная в результате, консолидирована в исходном документе или связанном с ним распоряжением.

Простота использования Verdox

Немаловажным преимуществом системы Verdox также является специальный интеллектуальный поиск, который поможет найти протокол любых переговоров не только по его названию, но и по внутреннему содержанию. При этом необходимо учитывать, что идентификация пользователей Системы не позволит получить доступ к документу лицам, не указанных в данном документе. Таким образом, несмотря на публикацию документа в рабочую сеть, доступ к нему останется ограничен и коммерческая тайна будет сохранена.

1. В Verdox любой сотрудник может выступить организатором совещания, завести протокол и контролировать его исполнение.

sozdanie-protokola
2. Все достигнутые на совещании договорённости фиксируются в виде поручений по протоколу.

sozdanie-porushenii-k-protokoly
3. Электронные протоколы содержат все прикреплённые к ним поручения, давая возможность отслеживать выполнение принятых решений.

kontrol-ispolneniya-protokola

См. также:

КУПИТЬ

Узнайте условия покупки

КУПИТЬ