В данной статье мы попробуем разобраться, как максимально просто подобрать систему, подходящую вам и вашей компании, учитывая все необходимые на первоначальном этапе нюансы.

Выбор системы электронного документооборота – нелегкий процесс, требующий четкого понимания целей и задач, стоящих перед компанией. а также целей внедрения СЭД и хотя бы примерного представления о рынке. Это ответственный шаг, который может определить дальнейшее развитие документооборота компании и ее самой.

На данный момент на рынке СЭД существует довольно много предложений, как отечественного, так и иностранного производства, с разной функциональностью и для большинства имеющихся сфер бизнеса. Практически у каждой СЭД есть свои недостатки и плюсы.

Как не потеряться на рынке предложений и определить, какая из них подходит именно Вам?

Существует определённое количество критериев, по которым можно понять, подойдёт ли вам та или иная система, или нет.

Рассмотрим основные из них:

  • Важно учесть такой критерий, как зрелость. Как давно система на рынке? Кто ее клиенты, и сколько их?
  • Подходит ли система для деятельности вашей компании и соответствует ли ее целям и задачам?
  • Обратите внимание на техническую поддержку производителя во время установки и пробного периода пользования, если он имеется
  • Хватает ли вам документации для пользования? Насколько подробное руководство пользователя или сборник вопросов и ответов на частые проблемы предлагает производитель
  • Возможность адаптации СЭД под ваши нужды, если имеющихся функций недостаточно
  • Конечная стоимость системы, включая техподдержку и обучение работы с СЭД

Конечный выбор будет, вне всякого сомнения, зависеть от того, что вы планируете от нее получить и сколько готовы на неё потратить.

Для полноты картины неплохим решением будет проанализировать и сравнить несколько систем, по вашему мнению максимально подходящих для вашей работы.

Сравните комплекс предлагаемых услуг, функционал. Задайтесь вопросом: «Что должна уметь делать система именно для вас?»

analysis-1841158_960_720

Кроме того, немаловажно оценить предлагаемые демонстрационные материалы, руководство пользователя, попробовать демо-версию.

Прежде чем купить СЭД, всегда неплохо несколько дней протестировать систему в работе, выявить ее возможные недостатки или несоответствия, систематизировать появляющиеся в ходе работы вопросы. Попробуйте подключить к системе оценки ее конечных пользователей – ваших сотрудников, отвечающих за документооборот в вашем бизнесе. Ведь именно они будут на ежедневной основе иметь дело с системой. Попросите сотрудников написать фидбэк по поводу каждой из тестируемых систем. В конце концов – почитайте отзывы пользователей, уже столкнувшихся с этими службами.

Далее уже многое зависит от службы технической поддержки производителя – готовы ли они будут на начальном этапе подключиться и помочь вам в решении всех возникающих и спорных вопросов?

Только после подведения итогов сравнительного анализа и полноценного обзора рынка СЭД, можно будет принять финальное решение о применение того или иного программного обеспечения.

Выбирайте с умом, и помните, что развитие технологий не стоит на месте. В скором времени большинство компаний перейдут на электронный документооборот, поскольку время показывает, что внедрение СЭД на предприятии – это не просто модный тренд на инновации, а современный метод управления базами данных и удобный способ систематизации кучи бумажной волокиты, на которую приходится тратить так много драгоценного времени.

ДЕМО

Попробуйте Verdox.
Получите бесплатный доступ на 2 недели

ДЕМО