Автоматизация документооборота – важная часть автоматизации компании

В настоящее время на предприятиях растут требования к автоматизации бизнес-процессов. Если раньше руководство компаний предпринимало попытки автоматизировать какой-то один из участков рабочего процесса, что приводило к большой разрозненности программного обеспечения, несогласующегося друг с другом, то теперь произошла смена парадигмы на комплексный, системный подход к автоматизации управления.

Документы компании – это ее первостепенные информационные ресурсы, поэтому работа с ними должна быть максимально слаженной. Документооборот сопровождает работу компании на всех ее этапах – от планирования до принятия конечных решений. Это постоянный поток движения разной степени важности документов, который отражает текущую работу компании, и способствует ее оперативному управлению.

Неэффективный документооборот, как правило, сводится к человеческому фактору и ведёт к следующим проблемам: тонна макулатуры на рабочем столе, поиск необходимой информации среди которой крайне неудобен, утери отдельных экземпляров и их дубликация, задержки в отправке документа и т.д. Все это очень сильно тормозит и затрудняет работу компании.

Вывод: для продуктивного управления организацией, ее управленческим и финансовым учетом, работу с документами нужно систематизировать.

 

Что такое СЭД? Важность, функции и плюсы СЭД.

С этой функцией, как нельзя лучше, справляются системы электронного документооборота (СЭД). Это программное обеспечение, система, которая позволяет организовать работу с документами компании (создавать их, изменять, легко находить в системе) и выстраивать взаимодействие между отдельными сотрудниками (обмениваться документами, выдавать задания, отправлять уведомления).
Важность заключается в том, что в данном случае подход к автоматизации является универсальным – обеспечивает автоматизацию документооборота и бизнес-процессов компании в рамках одной комплексной концепции и программного обеспечения.

Часто руководители компаний задумываются, насколько им нужна СЭД. В таких случаях, не лишним будет задать себе несколько вопросов:

  1. Разговаривая с партнером по телефону, сразу ли вы можете отыскать понадобившийся документ?
  2. Можете ли вы точно понять, какое из распоряжений, выданных вами выполнено в данный момент? Где находится документ, отправленный на согласование?
  3. Устраивает ли вас постоянные кипы бумаг, лежащие на столе?
  4. Скорость согласования документов в вашей организации затрудняет взаимодействие с партнерами?

Если несколько из этих вопросов являются болевым местом вашей компании, то, безусловно, вам стоит задуматься о внедрении СЭД.

В целом, ряд основных функций СЭД на предприятии сводится к следующим вещам:

  • Регистрация входящей и исходящей корреспонденции
  • Составление электронного архива документации
  • Согласование распорядительных документов
  • Автоматизация составления договоров
  • Автоматизация работы с заявками, служебными записками
  • Контроль исполнения поручений и документов
  • Контроль выполнения должностных инструкций
  • Составление библиотеки локально-нормативных документов

in_text

Конечно, кроме выполнения основных функций, существуют и другие преимущества внедрения СЭД в компании:

Конфиденциальность информации. В отличие от традиционного способа обмена документами (например, почта или эл. почта), в системах электронного документооборота возможность утечки практически сводится к нулю. Вдобавок, система протоколирует все действия конкретных людей, совершенные с документом.

Сокращение временных затрат. Вследствие автоматизации большинства операций с документами, у сотрудников организации появляется дополнительное время на решение более важных бизнес-задач.

Исполнительская дисциплина. С учетом того, что в СЭД отслеживается статус исполнения поручения, процент вовремя выполненных заданий значительно увеличится.

Конкурентные преимущества. С повышением скорости информационных потоков и контроля процесса, работа компании становится более мобильной и зависимой от каких-то конкретных сотрудников.

Существующие виды СЭД

Можно попробовать классифицировать существующие виды/типы СЭД, но стоит понимать, что любая классификация будет условной.

На данный момент виды СЭД выделяют по функциональности, видам решаемых задач, масштабам предприятий, внедряющих систему, архитектуре и т.д.

По функциональности и видам решаемых задач можно выделить следующие:

Электронные архивы. Такие СЭД имею развитую систему поиска и хранения информации. Они не содержат функцию движения документов, т.к. их основная цель – хранение и поиск нужных компании данных.

Системы делопроизводства. Подойдут для компаний с установленными, жестко формализованными правилами оборота документов и вертикальным видом управления.

Системы типа «Workflow» (Потоки работ). Смысл таких систем состоит в автоматизации бизнес-процессов компании, а ее документы и документооборот становятся средством реализации потоков работ.

Системы типа EСМ (Enterprise Content Management). Вид систем управления контентом компании, который осуществляет реализацию сразу нескольких функций – управление потоком документов и их образов, управление потоками работ (Workflow), управление записями, веб-контентом и мультимедиа контентом компании, управление «системой знаний» и коллективным взаимодействием.

Стоит, конечно, заметить, что на деле большинство СЭД, существующих на рынке, содержат элементы сразу нескольких видов систем электронного документооборота.

Чтобы разобраться, как подобрать наиболее подходящую для вашей компании систему, читайте нашу статью –  http://verdox.ru/kak-vibrat-podhodyashuyu-sed-dlya-biznesa/