Работа руководителя любого уровня заключается в постановке, распределении и передаче поручений исполнителям, а также в контроле исполнения этих задач. Задачи формируются из стратегических целей руководства, а также финансовых планов.
Зачастую целей ставится множество, что подразумевает и большое количество задач для их исполнителей. В большом потоке работ сложно контролировать своевременное исполнение всех поручений. При такой многопоточности незаменимым является использование автоматизированной системы документооборота, позволяющей централизованно и автоматически распределять обязанности и доводить распоряжения до исполнителей по входящему, внутреннему или распорядительному документу.
Как поможет Verdox в контроле исполнения?
Verdox позволяет:
- Ежедневно контролировать исполнение десятков поручений, автоматически формируя список задач к исполнению в хронологическом порядке.
- Контролировать своевременное исполнение задач, устанавливая сроки исполнения и контролируя срок истечения времени исполнения.
- Назначать ответственное лицо за исполнение задачи или поручения.
- Прослеживать всю цепочку исполнителей.
В «традиционной» системе документооборота исполнение распоряжения руководителя начинается после передачи сотруднику соответствующего документа.
При этом скорость процесса во многом зависит от размеров предприятия, объема документации, количества согласующих, загруженности работы секретаря. В электронном документообороте исполнитель получает распоряжение моментально после его утверждения, что позволяет избежать лишних проволочек.
Еще одним немаловажным преимуществом является отслеживание результатов исполнения распоряжений.
Деятельность отдельных руководителей может быть связана с частыми или длительными командировками. В этом случае, в «традиционной» системе назначается заместитель, распоряжения могут быть утеряны, забыты или не переданы полностью под контроль заместителя. При использовании электронной системы документооборота Verdox, все поручения руководства, задачи на контроле и поручения отображаются в системе у заместителя. А при назначении заместителя, передача поручений осуществляется в течение 2-х минут.
Больше не одно поручение не будет утеряно, утеряно или забыто!
1. В Verdox можно создать резолюцию-поручение по входящему, исходящему или внутреннему документу.
2. Руководители могут создавать персональные поручения не связанные с обработкой документов.
3. Несколько поручений по большой задаче или проекту можно объединить в план работ для удобства их контроля выполнения.
4. Verdox позволяет любое поручение разбить на неограниченное количество подзадач и организовывать совместную работу.
5. В Verdox хранится полная история всех операций с поручением от его создания до выполнения.
6. Все файлы, в том числе результаты работы, прикладываются к поручению и надёжно сохраняются в электронном архиве.
7. Verdox предлагает набор отчетов для оперативного контроля исполнительской дисциплины и мониторинга работ по проектам и отдельным задачам.
Более подробно рассмотреть реализацию всех решений Вам поможет Виртуальный тур